Sobre o cargo: Você é organizada, ágil e gosta de estar sempre um passo à frente? Tem habilidade para lidar com múltiplas demandas e garantir que tudo funcione com eficiência? Se sim, essa oportunidade é para você! Estamos em busca de uma Secretária Executiva Sênior para atuar diretamente com a diretoria, garantindo que a comunicação, a agenda e os processos administrativos fluam com precisão e estratégia. Se você se destaca pela proatividade, atenção aos detalhes e discrição, queremos conhecer você! Responsabilidades Gerenciar a agenda do executivo, incluindo agendamento e cancelamento de compromissos, reuniões e viagens; Oferecer suporte na organização de eventos corporativos e reuniões de alto nível; Auxiliar na comunicação entre departamentos e a diretoria, garantindo a eficiência dos processos internos; Elaborar atas de reuniões, ofícios e comunicados institucionais; Receber, conferir e encaminhar documentações, organizando arquivos e documentos estratégicos; Realizar atendimento presencial e telefônico a clientes, parceiros e stakeholders; Desenvolver relatórios, apresentações e outros documentos estratégicos; Controlar pagamentos e reembolsos relacionados à diretoria; Administrar correspondências e comunicações internas e externas; Coordenar a logística de viagens e compromissos da diretoria; Garantir a confidencialidade e segurança das informações sensíveis; Manter o ambiente de trabalho organizado e funcional. Entregas esperadas Gestão de agenda eficiente: otimização dos compromissos da diretoria, garantindo produtividade e evitando conflitos de horário. Documentação estruturada: relatórios, apresentações e correspondências organizadas e elaboradas de forma estratégica. Comunicação clara e eficaz: fluxo de informações entre as áreas da empresa e stakeholders alinhado e sem ruídos. Eventos e reuniões bem planejados: suporte na logística e organização de encontros presenciais e virtuais. Alta discrição e eficiência: gestão segura de informações e execução ágil dos processos administrativos. Requisitos Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas; Experiência mínima de 3 a 5 anos na função, preferencialmente em empresas de médio ou grande porte; Experiência com organização de eventos, gestão de viagens e elaboração de documentos estratégicos; Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita; Organização, atenção aos detalhes e capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente; Conhecimento intermediário no Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook); Domínio de ferramentas de gestão de agenda (Google Calendar, Microsoft Outlook); Capacidade de lidar com informações sigilosas e situações de alta demanda; Inglês intermediário ou avançado; Espanhol será um diferencial; Apresentação profissional compatível com a função. Dispobilidade para viagens Ferramentas necessárias: Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook); Softwares de videoconferência (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet); Ferramentas de gestão de tarefas e comunicação (Pipefy, Google Chat); Aplicativos para gestão de viagens e reembolsos. Se você atende aos requisitos e busca uma posição estratégica e desafiadora, envie seu currículo e venha fazer parte da equipe!