Descrição do Cargo
A Secretária Executiva será responsável por oferecer suporte administrativo e secretarial ao médico especialista em Otorrinolaringologia, garantindo a organização eficiente do consultório e a satisfação dos pacientes.
Responsabilidades:
* Gerenciar a agenda do coworking, agendar reuniões, auditório, sala de treinamento, manutenções do local, verificação abertura e fechamento da unidade (luzes, computadores e ar-condicionado) pedidos de coffe break, café, água e limpeza do ambiente
* Atender e direcionar chamadas telefônicas e mensagens de maneira profissional e cortês;
* Recepcionar pacientes, realizando check-in e check-out com eficiência;
* Organizar e manter os registros recados pedidos e documentos administrativos em ordem;
* Preparar e revisar correspondências, relatórios e documentos;
* Coordenar o fluxo de informações entre os setores e outros departamentos ou profissionais do coworking;
* Controlar o estoque materiais, utensílios e suprimentos, solicitando reposições conforme necessário;
* Auxiliar na preparação de reuniões e eventos relacionados ao coworking;
* Zelar pela confidencialidade das informações sensíveis e dados dos pacientes.
Habilidades e Exigências:
* Experiência prévia como secretária executiva, preferencialmente na área médica;
* Conhecimento em sistemas de gerenciamento de consultórios e ferramentas de escritório (Microsoft Office);
* Habilidade para lidar com múltiplas tarefas e priorizar demandas;
* Excelente comunicação verbal e escrita;
* Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe;
* Diploma de Nível Médio ou Superior em Secretariado, Administração ou áreas correlatas (desejável).
Perfil Desejado:
* Discreta e ética, com forte senso de confidencialidade;
* Proativa e resiliente, capaz de lidar com situações de pressão;
* Altamente organizada e detalhista;
* Empática e com boas habilidades interpessoais;
* Comprometida com a excelência no atendimento ao cliente e suporte ao médico.