Nível: Assistente
Cursos de: Ensino Superior concluído ou em andamento em Administração ou áreas afins;
Escolaridade: Graduação - Ensino Superior concluído ou em andamento em Administração ou áreas afins; - Cursando
Tipo de contrato: CLT
Jornada de trabalho: 08h às 18h (segunda-feira a quinta-feira), 08h às 17h (sexta-feira)
Benefícios: Plano de saúde, Plano odontológico, Seguro de vida, Gympass, Conexa Saúde, Vale transporte, Vale refeição
Responsabilidades Da Posição
Empresa no ramo da arquitetura está contratando para:
Secretária Executiva
Atividades
1. Revisar a agenda diária do presidente pela manhã e preparar os compromissos do dia;
2. Confirmar e ajustar horários de reuniões e compromissos;
3. Informar o presidente sobre quaisquer alterações ou conflitos de horário;
4. Atender chamadas telefônicas e direcionar para o presidente ou outras partes relevantes;
5. Verificar e responder e-mails, destacando os mais urgentes para o presidente;
6. Facilitar a comunicação entre o presidente e outros executivos e funcionários;
7. Agendar reuniões internas e externas, enviando convites e confirmando a participação dos envolvidos;
8. Preparar materiais necessários para as reuniões, como agendas e apresentações;
9. Redigir e distribuir atas de reuniões após cada encontro;
10. Organizar viagens, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte local;
11. Preparar itinerários detalhados para cada viagem, incluindo contatos e compromissos;
12. Confirmar todos os detalhes da viagem e ajustar conforme necessário;
13. Criar e revisar relatórios, apresentações e documentos diversos;
14. Editar e formatar documentos para reuniões e apresentações;
15. Garantir que todos os materiais estejam prontos e disponíveis no momento certo;
16. Atualizar e manter arquivos organizados, tanto físicos quanto digitais;
17. Gerenciar documentos confidenciais e garantir sua segurança;
18. Registrar e arquivar correspondências e e-mails importantes;
19. Coordenar a logística de eventos corporativos, como conferências e seminários;
20. Gerenciar os detalhes de eventos, incluindo local, catering e equipamentos;
21. Acompanhar o andamento de projetos especiais e tarefas atribuídas;
22. Manter a confidencialidade de todas as informações relativas ao presidente e à empresa;
23. Lidar com documentos e informações sensíveis com discrição e profissionalismo;
24. Recepcionar visitantes importantes, clientes e parceiros de negócios;
25. Organizar e coordenar visitas e reuniões com partes externas;
26. Facilitar as relações públicas e networking do presidente;
27. Processar despesas do presidente e manter registros financeiros atualizados;
28. Controlar o estoque de materiais de escritório e solicitar reposição quando necessário;
29. Manter equipamentos de escritório em bom estado e organizar reparos quando necessário.
Requisitos Obrigatórios
Requisitos obrigatórios para a posição:
1. Ensino Superior concluído ou em andamento em Administração ou áreas afins;
2. Experiência como Secretária Executiva;
3. Conhecimento do Pacote Office 365, preferencialmente Excel intermediário/avançado.
Requisito Desejável
Power BI
Salário: R$3.000,00
Formato: Presencial
Regime: CLT
Local de Trabalho: Funcionários – Belo Horizonte
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