Auxiliar de Diretoria Unidade Santa Lúcia
Apoiar o superior imediato em assuntos inerentes à sua área de atuação, apresentando e discutindo soluções para problemas e irregularidades, a fim de subsidiar a definição de ações a serem adotadas e auxiliar na busca pelo melhoramento contínuo dos processos da área.
Responsabilidades:
1. Manter a Gerência informada diariamente sobre a Relação dos Pacientes Internados e o número de Cirurgias a serem realizadas.
2. Recepcionar pessoas que se dirigem à Diretoria, colhendo e prestando informações.
3. Gestão de agenda dos Superintendentes, Diretores e Gerentes.
4. Atualização do quadro que fica na sala da Gerência todos os dias úteis da semana.
5. Alimentação da agenda do Outlook para todos os agendamentos de reuniões.
6. Acompanhamento de reuniões da Diretoria, quando necessário.
7. Organização e manutenção dos arquivos da diretoria.
8. Organização e manutenção do funcionamento da Diretoria.
9. Responsável pelo protocolo das correspondências recebidas e de todos os documentos da Diretoria.
10. Identificar a necessidade de suprimentos e realizar a solicitação via sistema Gesthos.
11. Cópia e digitalização de documentos, sob autorização da diretoria.
12. Efetuar retirada de valores na Tesouraria e realizar acerto de notas no financeiro.
13. Agendar reuniões da Gerência, incluindo envio de email, acréscimo na agenda do Outlook e alimentação do quadro na sala da Gerência.
14. Organizar a sala da Diretoria para reuniões, incluindo solicitação de lanche quando necessário.
15. Confecção de todos os documentos oficiais conforme demanda da Diretoria.
16. Atendimento telefônico, filtragem das ligações e anotação de recados para os membros da Diretoria.
17. Recebimento de documentações para autorização da gerência.
18. Atualização dos quadros da comunicação e do quadro de chaves.
19. Dar suporte ao setor SAME, realizando cópias dos prontuários disponibilizados pelo faturamento para seguro DPVAT.
20. Dar suporte ao financeiro realizando venda de almoço para colaboradores e terceiros.
21. Abrir OS aos setores de Manutenção e TI quando houver algum equipamento e/ou item com avaria.
22. Abrir OS ao setor de Ensino para solicitar reserva do Centro de Estudos quando necessário.
23. Observar as normas de segurança, controle ambiental e outras internas e/ou a legislação, pertinentes às suas atividades.
24. Participar ativamente dos processos de Qualidade, fazendo cumprir os POPS.
25. Executar outras tarefas similares às acima descritas a critério do gestor.
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