Sobre o cargo:
Você é organizada, ágil e gosta de estar sempre um passo à frente? Tem habilidade para lidar com múltiplas demandas e garantir que tudo funcione com eficiência? Se sim, essa oportunidade é para você!
Estamos em busca de uma Secretária Executiva Sênior para atuar diretamente com a diretoria, garantindo que a comunicação, a agenda e os processos administrativos fluam com precisão e estratégia. Se você se destaca pela proatividade, atenção aos detalhes e discrição, queremos conhecer você!
Responsabilidades
* Gerenciar a agenda do executivo, incluindo agendamento e cancelamento de compromissos, reuniões e viagens;
* Oferecer suporte na organização de eventos corporativos e reuniões de alto nível;
* Auxiliar na comunicação entre departamentos e a diretoria, garantindo a eficiência dos processos internos;
* Elaborar atas de reuniões, ofícios e comunicados institucionais;
* Receber, conferir e encaminhar documentações, organizando arquivos e documentos estratégicos;
* Realizar atendimento presencial e telefônico a clientes, parceiros e stakeholders;
* Desenvolver relatórios, apresentações e outros documentos estratégicos;
* Controlar pagamentos e reembolsos relacionados à diretoria;
* Administrar correspondências e comunicações internas e externas;
* Coordenar a logística de viagens e compromissos da diretoria;
* Garantir a confidencialidade e segurança das informações sensíveis;
* Manter o ambiente de trabalho organizado e funcional.
Entregas esperadas
* Gestão de agenda eficiente: otimização dos compromissos da diretoria, garantindo produtividade e evitando conflitos de horário.
* Documentação estruturada: relatórios, apresentações e correspondências organizadas e elaboradas de forma estratégica.
* Comunicação clara e eficaz: fluxo de informações entre as áreas da empresa e stakeholders alinhado e sem ruídos.
* Eventos e reuniões bem planejados: suporte na logística e organização de encontros presenciais e virtuais.
* Alta discrição e eficiência: gestão segura de informações e execução ágil dos processos administrativos.
Requisitos
* Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
* Experiência mínima de 3 a 5 anos na função, preferencialmente em empresas de médio ou grande porte;
* Experiência com organização de eventos, gestão de viagens e elaboração de documentos estratégicos;
* Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita;
* Organização, atenção aos detalhes e capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente;
* Conhecimento intermediário no Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook);
* Domínio de ferramentas de gestão de agenda (Google Calendar, Microsoft Outlook);
* Capacidade de lidar com informações sigilosas e situações de alta demanda;
* Inglês intermediário ou avançado;
* Espanhol será um diferencial;
* Apresentação profissional compatível com a função.
* Dispobilidade para viagens
Ferramentas necessárias:
* Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook);
* Softwares de videoconferência (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet);
* Ferramentas de gestão de tarefas e comunicação (Pipefy, Google Chat);
* Aplicativos para gestão de viagens e reembolsos.
Se você atende aos requisitos e busca uma posição estratégica e desafiadora, envie seu currículo e venha fazer parte da equipe!
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