A missão de um auxiliar administrativo - recepcionista em um escritório contábil é garantir um atendimento eficiente e acolhedor aos clientes e visitantes, além de executar tarefas administrativas que suportem o funcionamento fluido do escritório, contribuindo para a satisfação do cliente e a eficiência operacional da empresa.
Recepcionar clientes e visitantes, atender chamadas telefônicas, Cumprimentando de maneira amigável, anotando recados, direcionando chamadas para os departamentos corretos e garantindo que todos sejam atendidos de forma rápida e eficiente.
Gerenciar a agenda de compromissos e reuniões do escritório confirmando compromissos com antecedência e mantendo uma agenda organizada.
Organizar e arquivar documentos contábeis e administrativos, mantendo arquivos físicos e digitais organizados, utilizando sistemas de arquivamento eficientes e assegurando a confidencialidade das informações.
Auxiliar nas tarefas administrativas gerais do escritório, preparando relatórios, digitalizando documentos, solicitando materiais de escritório, entre outras tarefas de suporte.
Gerenciar a correspondência recebida e enviada, recebendo, registrando e distribuindo correspondências e pacotes, e preparar documentos para envio.
Auxiliar no controle de pagamentos e emissão de notas fiscais, utilizando softwares financeiros, emitindo notas fiscais, controlando pagamentos de fornecedores e registrando todas as transações de maneira organizada conforme receber as demandas.
Assegurar que a recepção esteja sempre organizada e acolhedora, mantendo a área de recepção limpa e arrumada, oferecendo café ou água aos visitantes e garantindo um ambiente agradável.