O Analista Administrativo com Foco em Facilities será responsável por atuar como o primeiro ponto de contato no escritório da Portfel, garantindo um atendimento de alto nível a clientes e visitantes, bem como coordenar as atividades relacionadas à administração e infraestrutura do ambiente.
Este profissional será essencial para o bom funcionamento das operações diárias, assegurando que os recursos de facilities (infraestrutura, serviços e manutenção) estejam sempre adequados às necessidades do escritório, contribuindo para um ambiente de trabalho eficiente e acolhedor.
Responsabilidades Principais:Atendimento ao Cliente e Recepção: Recepcionar e registrar a entrada de clientes, visitantes e fornecedores, garantindo uma recepção cordial e profissional.Orientar visitantes quanto aos procedimentos do escritório, direcionando-os para as áreas corretas ou profissionais solicitados.Atuar como ponto de comunicação entre o escritório e os visitantes, transmitindo informações relevantes de forma clara e eficaz.Atender e encaminhar ligações telefônicas, mensagens e e-mails de maneira eficiente e adequada.Gestão de Facilities: Coordenar as atividades de manutenção predial, incluindo limpeza, organização e segurança das instalações.Monitorar e garantir o funcionamento adequado de todos os serviços de facilities, como ar-condicionado, iluminação, móveis e equipamentos de escritório.Realizar o controle de estoque de materiais de escritório e itens de infraestrutura (papel, toner, produtos de limpeza, etc.
), solicitando reposições conforme necessário.Agendar e coordenar serviços de fornecedores externos, como limpeza, jardinagem, manutenção de equipamentos e serviços técnicos.Gestão de Espaços e Eventos: Gerenciar a organização dos ambientes comuns do escritório (salas de reunião, lounge, cozinha, etc.
), garantindo que estejam sempre arrumados, abastecidos e bem apresentados.Apoiar na organização de eventos internos, reuniões, e confraternizações, oferecendo suporte com logística, recursos e alimentação.Realizar agendamentos de salas de reunião, organizando a alocação de espaços conforme a demanda interna.Apoio Administrativo: Dar suporte às atividades administrativas diárias, como a organização de documentos, controle de agenda, correspondências e recebimento de pacotes.Auxiliar na organização de processos internos, como arquivos, documentos e pastas, garantindo a conformidade com as políticas internas de organização e armazenamento.Apoiar no gerenciamento de tarefas administrativas básicas, como a atualização de relatórios de despesas e controle de contratos de fornecedores.Conformidade com Normas e Procedimentos: Garantir que todas as atividades de facilities estejam em conformidade com as normas de segurança e regulamentações legais, assegurando um ambiente seguro e organizado.Zelar pela confidencialidade e segurança das informações do escritório, principalmente no que diz respeito ao atendimento de clientes e documentos sensíveis.
Experiência: Experiência prévia em recepção, atendimento ao cliente ou cargos administrativos em ambientes corporativos, preferencialmente no setor financeiro ou empresarial, no mínimo 2 anos.
Vivência na gestão de facilities ou atividades administrativas relacionadas à infraestrutura de escritório será um diferencial.Formação:Ensino médio completo, com formação superior (ou cursando) em áreas correlatas (Administração, Secretariado, Gestão de Facilities, etc.)
será um diferencial.Habilidades e Competências:Comunicação clara e eficaz, tanto verbal quanto escrita.Organização e atenção aos detalhes, com capacidade para gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente.Proatividade e capacidade de solucionar problemas de maneira rápida e eficaz.Habilidade em lidar com clientes e visitantes de maneira educada e profissional.Domínio de ferramentas básicas de informática (Pacote Office) e sistemas de gestão de facilities.Conhecimento em rotinas de manutenção e gestão de espaços corporativos será um diferencial.
Remuneração Variável Semestral Vale Refeição e Vale Alimentação disponível no Cartão flexível Swile Plano de saúde AmilPlano odontológico Bradesco?Total Pass Seguro de vida Vale Transporte Auxilio crecheAcesso as plataformas