O Assistente Administrativo atua como um suporte fundamental para as atividades administrativas da oficina, garantindo a organização, o bom funcionamento e a eficiência dos processos.
Ele desempenha um papel crucial na comunicação interna e externa, no controle financeiro, no gerenciamento de documentos e na otimização das tarefas administrativas, contribuindo para o sucesso geral da empresa.
/- Atendimento ao Cliente: Recepcionar clientes de forma cordial e profissional, fornecendo informações sobre os serviços da oficina e direcionando-os para os profissionais responsáveis.
Atender solicitações de clientes por telefone, e-mail ou presencialmente, registrando informações e encaminhando para os departamentos ou profissionais adequados.
Elaborar orçamentos e propostas para serviços de funilaria e pintura, de acordo com as solicitações dos clientes e os preços praticados pela empresa.
Agendar serviços e acompanhar o status dos reparos, mantendo os clientes informados sobre o andamento dos trabalhos.
Emitir notas fiscais e outros documentos fiscais relacionados aos serviços prestados.
Colaborar na resolução de reclamações e problemas relacionados ao atendimento ao cliente.
//- Suporte Administrativo: Auxiliar na organização e arquivamento de documentos fiscais, contratos, notas fiscais e outros documentos importantes da empresa.
Realizar lançamentos contábeis básicos, como entradas e saídas de caixa, controle de estoque e contas a pagar e receber.
Elaborar relatórios administrativos simples, como relatórios de vendas, controle de estoque e indicadores de desempenho.
Gerenciar a agenda do proprietário ou gerente da oficina, agendando reuniões, compromissos e outros eventos.
Auxiliar na organização e execução de eventos da empresa, como feiras, workshops e treinamentos.
Manter a organização e limpeza do ambiente de trabalho, incluindo recepção, sala de espera e escritório.
///- Comunicação: Manter contato com fornecedores para solicitar orçamentos, negociar preços e acompanhar pedidos de peças e materiais.
Redigir e enviar e-mails para clientes, fornecedores e colaboradores internos, utilizando linguagem clara, objetiva e profissional.
Elaborar comunicados internos para informar os colaboradores sobre novidades, eventos, mudanças de procedimentos e outros assuntos relevantes.
Atender telefonemas de clientes, fornecedores e colaboradores internos, fornecendo informações e encaminhando para os departamentos ou profissionais adequados.
////- Tecnologia da Informação: Utilizar softwares de gestão empresarial para registrar dados de clientes, serviços, estoque e finanças.
Operar computadores, impressoras, scanners e outros equipamentos de escritório com proficiência.
Buscar soluções tecnológicas para otimizar os processos administrativos da oficina.
Manter-se atualizado sobre as novidades em softwares e ferramentas de gestão administrativa.