Ensino superior completo em administração, secretariado, ou áreas afins.Experiência como secretária de executivosPacote Office AvançadoInglês fluenteResiliência, estabilidade emocional e atenção aos detalhes.
Organizar a agenda corporativa e pessoal do executivo, garantindo que não haja conflitos entre os compromissos e considerando fatores como tempo de deslocamento entre um evento e outro garantindo também que ele tenha acesso online e constante (24h) as atualizações da agenda;Controlar o fluxo de reuniões, sendo responsável por agendá-las, checar a disponibilidade dos participantes e reservar salas, bem como contornar imprevistos relacionados;Organizar o menu de almoços e jantares do executivo, incluindo lista de compras, servir cafés, águas, petiscos, etc, bem como organizar almoços no restaurante da empresa e foraOrganizar trâmites de viagens, reservando passagens e hospedagem, montando a agenda de compromissos;Prestar atendimento telefônico, via e-mails ou WhatsApp aos clientes e parceiros, anotando recados e transferindo chamadas importantes;Controlar o vencimento de documentos e vistos pessoais, informando a necessidade de renovações previamente, bem como organizando a documentação necessária;Controlar a validade de contratos pessoais e profissionais, solicitando ao departamento jurídico a análise dos documentos;Auxiliar os departamentos que precisam do contato ou apoio do executivo;Realizar o atendimento online ou presencial à clientes, parceiros ou outros indivíduos que entrem em contato com o executivo;Elaborar relatórios, apresentações ou atas de reuniões;Organizar ambientes para reuniões, festas e eventos corporativos ou pessoais, oferecer suporte aos diretores em eventos, organizando materiais e orientando convidados;Organizar arquivos de documentos pessoais e corporativos;Manter os documentos de todos os veículos e demais propriedades em ordem, coordenando os pagamentos e organizando comprovantes;Controlar o imposto de renda pessoal do executivo, providenciando a documentação necessária e envio ao contador;Realizar os controles das obras dos imóveis do executivo, providenciando as manutenções necessárias, inclusive coordenando a compra de materiais e insumos;Providenciar os suprimentos necessários para a manutenção da residência e demais imóveis de frequência do executivo, organizar a agenda de manutenção preventiva e coordenar entrada e saída dos prestadores de serviço, assim como orçamentos;Coordenar manutenção, revisões e revisões dos veículos bem como de blindagem dos mesmos junto ao motorista;Organizar rotina e agenda do motoristaOrganizar e controlar férias, contratações e demissões dos funcionários das residências, assim como diaristas, caseiros, jardineiro, piscineiros, etc.
organizar a rotina e afazeres;Fazer prévias de cirurgias e procedimentos médicos, solicitar reembolso de consultas e exames;Fazer cotação e negociação de orçamentos e compras em geral;Elaborar propostas e contratos de compra e venda de imóveis, organizar documentação das escrituras;Controle de gastos dos cartões de crédito incluindo os utilizados pelos funcionários;Controlar uso de aplicativo de meio de transporte e de motoboy solicitar corridas e serviços;Agendar vistoria dos imóveis e entrega das chaves, organizar visitas e reuniões com arquitetos;Fazer controle das contas e contratar serviços, tais como, telefonia, luz, internet, Sem Parar etc.