Job descriptionSomos a HelpMed Saúde, referência na gestão e terceirização de serviços médicos, com sede em Curitiba e atuação em todo o território nacional.Seguimos em evolução constante, buscando eficiência, inovação e excelência para construir um futuro sólido e sustentável na área da saúde.Valorizamos pessoas que fazem acontecer, que se conectam com nossa missão de transformar a gestão da saúde e que querem crescer junto com a gente. Se você busca um ambiente dinâmico, com propósito e pronto para novos ciclos de crescimento, vem fazer parte do nosso time!Main responsibilitiesEstamos em busca de uma Secretária Executiva para se juntar à nossa equipe. Este papel é fundamental para garantir que nosso escritório seja um ambiente acolhedor, funcional e produtivo para todos os membros da equipe.A secretária será responsável pela recepção e apoio administrativo, além de fornecer suporte essencial para as operações diárias junto com o CEO.Quais serão os principais desafios?Realizar atendimento pessoal e telefônico na recepção e controle de malotes e correspondências, recebimento de periódicos, agendamento e organização das salas de reuniões, solicitação de mobiliário, equipamentos, materiais gerais de expediente, liberação de veículos e vouchers de estacionamento.Oferecer assistência em demandas pessoais dos executivos, como organização de viagens e pagamentos de contas, facilitando a organização de suas demandas.Identificar e resolver proativamente problemas relacionados às instalações, equipamentos e suprimentos do escritório.Solicitar reservas de hotéis, passagens de ônibus e voos para os colaboradores, realizando as cotações a fim de manter o controle das despesas e redução dos custos operacionais.Realizar cotações de diversos segmentos e compras, manutenção predial e contratação de terceiros para regularização das necessidades prediais, dispondo dos materiais para conclusão dos serviços visando redução dos custos e organização do ambiente físico de trabalho.Receber notas fiscais e efetuar lançamentos no Pipefy (sistema para gestão de processos e pagamentos), incluindo a fatura do cartão de crédito corporativo, visando assegurar a eficiência nos processos e o pagamento dos serviços contratados pela HelpMed.Apoiar diretores, buscando a otimização do tempo e eficiência de suas atividades, através do controle de agendas, antecipação de riscos e resolução proativa de problemas, permitindo que eles concentrem seus esforços em questões estratégicas.Identificar oportunidades para agilizar, otimizar e automatizar atividades, buscando sugerir e implementar as melhores práticas, visando a eficiência operacional do setor.Requirements and skillsGraduação cursando em Administração, Secretariado Executivo ou áreas relacionadas.Experiência prévia em funções administrativas, preferencialmente em um ambiente de escritório.Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.Capacidade de resolver problemas de forma proativa e eficiente.Forte atenção aos detalhes e habilidades organizacionais.Disponibilidade para lidar com situações emergenciais fora do horário comercial, quando necessário.Additional informationNossos benefícios:Assistência médica SulAmérica, após 3 meses de HelpMed;Vale-refeição R$730,00;Vale-transporte ou estacionamento;Brinde Natal;Gympass;Celebraday.
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