MISSÃO DO CARGO Presta assistência ao setor de eventos, colaborando na montagem de salas, coffe breaks, almoços e jantares, atendendo as solicitações dos clientes, visando manter o padrão de excelência estabelecido pela empresa e garantir a eficiência operacional do evento. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES Recepcionar os clientes no Resort para visitas técnicas, apresentando todas as instalações e esclarecendo dúvidas que porventura possam surgir, visando o fechamento do evento. Realizar semanalmente a análise e conferência do follow up semanal encaminhado pelo departamento comercial, verificando eventos em cotação, eventos fechados e reservas de espaços. Elaborar a ordem de serviço de eventos relacionando todas as informações relativas ao evento, para encaminhar a todos os departamentos para conhecimento e providências. Contatar os clientes de eventos confirmados, tanto de agências quanto pessoas físicas, encaminhando e-mail padrão e formulário para preenchimento de rooming list, com o objetivo de levantar informações e ideias iniciais para a operacionalização do evento. Realizar a conferência minuciosa da planilha de pré eventos e rooming list, com o objetivo de confeccionar a ordem de serviços e confirmar a acomodação nos apartamentos específicos. Encaminhar rooming list ao setor de reservas, através de e-mail, efetuando o lançamento dos dados no sistema operacional, para que seja feita a destinação de quartos. Encaminhar aos clientes via e-mail sempre que solicitado, cardápios temáticos, pacotes de bebidas e coffe breaks, para que o mesmo possa analisar opções de serviços e respectivos valores. Realizar reuniões pré eventos com clientes e fornecedores, visando o alinhamento dos detalhes operacionais do evento. Acompanhar a montagem das salas, conferindo se o layout está de acordo com o estabelecido pelo cliente, identificando o evento. Colaborar na entrega de brindes nos apartamentos, conforme rooming list. Auxiliar a coordenação de eventos no planejamento das atividades diárias, visando cumprir as tarefas previstas. Zelar pela organização, manutenção e limpeza das salas e demais espaços do Centro de Convenções, Vila Malai e cozinhas de apoio, solicitando ações corretivas por parte da Governança e Manutenção, visando manter o padrão de excelência da empresa. Conferir a montagem de coffee breaks, almoços e jantares, atentando aos horários pré-estabelecidos em relação aos serviços, observando se estão de acordo com a solicitação do cliente, assegurando o padrão de qualidade da Empresa; Atender às solicitações encaminhadas à sua área, via telefone ou ordem de serviço, visando solucioná-las o mais rápido possível. Prestar suporte ao cliente, atendendo às solicitações diversas, antes, durante e após o evento. Receber materiais que serão utilizados em eventos, conferindo e guardando-os em local adequado, para que seja utilizado em momento adequado. Acompanhar a descarga e montagem de materiais, zelando pelas instalações da Unidade. Fazer a abertura e administração das contas efetuando o lançamento de valores e consumos extras, para realizar o faturamento. Confeccionar, protocolar e enviar via e-mail a Ordem de Serviço aos demais setores envolvidos nos eventos, para que todos estejam cientes de suas responsabilidades. Fornecer ao cliente senhas para uso da internet sempre que solicitado. Inspecionar as salas antes e após cada evento, juntamente com o cliente, a fim de prevenir e identificar problemas durante o evento, solicitando a assinatura do termo de responsabilidade. Acompanhar a desmontagem das salas de eventos, respeitando a segurança física e patrimonial do Resort, com o objetivo de evitar danos na infraestrutura. Confeccionar planilhas contendo informações pós-eventos, com o objetivo de gerar um histórico do atendimento. Solicitar manutenção de equipamentos de eventos sempre que necessário, através de formulário específico, acompanhando e cobrando a solução. Conferir e retirar materiais utilizados na sala do evento, após o seu término. Encaminhar aos clientes ao término do evento via e-mail a ficha de avaliação dos serviços prestados, analisando posteriormente em conjunto com o gestor da área o nível de satisfação em relação ao evento para possíveis correções, visando melhoria contínua. Organizar o setor, mantendo as informações atualizadas e acessíveis, para consulta, quando necessário. Confeccionar relatórios e planilhas diversas visando fornecer informações estatísticas sobre o setor. Executar atividades correlatas as descritas à critério do gestor imediato.