Sobre o cargo: Você é organizada, ágil e gosta de estar sempre um passo à frente?
Tem habilidade para lidar com múltiplas demandas e garantir que tudo funcione com eficiência?
Se sim, essa oportunidade é para você!
Estamos em busca de uma Secretária Executiva Sênior para atuar diretamente com a diretoria, garantindo que a comunicação, a agenda e os processos administrativos fluam com precisão e estratégia.
Se você se destaca pela proatividade, atenção aos detalhes e discrição, queremos conhecer você!
Responsabilidades Gerenciar a agenda do executivo, incluindo agendamento e cancelamento de compromissos, reuniões e viagens;Oferecer suporte na organização de eventos corporativos e reuniões de alto nível;Auxiliar na comunicação entre departamentos e a diretoria, garantindo a eficiência dos processos internos;Elaborar atas de reuniões, ofícios e comunicados institucionais;Receber, conferir e encaminhar documentações, organizando arquivos e documentos estratégicos;Realizar atendimento presencial e telefônico a clientes, parceiros e stakeholders;Desenvolver relatórios, apresentações e outros documentos estratégicos;Controlar pagamentos e reembolsos relacionados à diretoria;Administrar correspondências e comunicações internas e externas;Coordenar a logística de viagens e compromissos da diretoria;Garantir a confidencialidade e segurança das informações sensíveis;Manter o ambiente de trabalho organizado e funcional.Entregas esperadas Gestão de agenda eficiente: otimização dos compromissos da diretoria, garantindo produtividade e evitando conflitos de horário.Documentação estruturada: relatórios, apresentações e correspondências organizadas e elaboradas de forma estratégica.Comunicação clara e eficaz: fluxo de informações entre as áreas da empresa e stakeholders alinhado e sem ruídos.Eventos e reuniões bem planejados: suporte na logística e organização de encontros presenciais e virtuais.Alta discrição e eficiência: gestão segura de informações e execução ágil dos processos administrativos.Requisitos Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;Experiência mínima de 3 a 5 anos na função, preferencialmente em empresas de médio ou grande porte;Experiência com organização de eventos, gestão de viagens e elaboração de documentos estratégicos;Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita;Organização, atenção aos detalhes e capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente;Conhecimento intermediário no Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook);Domínio de ferramentas de gestão de agenda (Google Calendar, Microsoft Outlook);Capacidade de lidar com informações sigilosas e situações de alta demanda;Inglês intermediário ou avançado;Espanhol será um diferencial;Apresentação profissional compatível com a função.Dispobilidade para viagensFerramentas necessárias: Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook);Softwares de videoconferência (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet);Ferramentas de gestão de tarefas e comunicação (Pipefy, Google Chat);Aplicativos para gestão de viagens e reembolsos.Se você atende aos requisitos e busca uma posição estratégica e desafiadora, envie seu currículo e venha fazer parte da equipe!
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