Job Description - Supervisor de Grupos e Eventos (HOT0BHUJ)
Job Number:
HOT0BHUJ
Hilton Sao Paulo Morumbi
Av. das Nacoes Unidas, 12901
Sao Paulo 04578-000
Princípio das Responsibilidades & Propósito da Posição:
Responsável pelo supervisionamento do departamento. Suporte ao gerente do departamento. Foco na liberação de prioridades, intermédio de negociações, atendimento ao cliente.
FUNÇÕES ESSENCIAIS
* Acompanhamento da equipe no fluxo de trabalho e suporte à equipe de Grupos & Eventos;
* Contato com cliente no Hotel, solução de imprevistos/novas necessidades;
* Relatórios e auditoria dos grupos e eventos (fechamento de mês, CSM);
* Reuniões internas;
Funções Sustentadoras
* Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton;
* Controlar a disponibilidade de rooms e meeting rooms;
* Fazer auditoria de bloqueio dos grupos e eventos diariamente, discrepâncias e alterações, bem como a cobrança de cancelamentos, wash, pick up adicional e no shows;
* Grupos de maior complexidade (interação com o cliente, gestão da disponibilidade x rooming list);
* Emitir contratos/propostas prioridade (groups/local catering e rooms only);
* Acompanhar e esclarecer fechamentos de rooms only, group catering e local catering;
* Supervisionar dos handover de processos;
* Acompanhar a emissão de relatórios (forecast, weekly, CSM);
* Cobrir férias do Gerente;
* Dar suporte à equipe de Grupos & Eventos para envio de contrato e ordem de serviço quando necessário, utilizar o Delphi no que se refere as orçamentos e BEO´s;
* Atualizar diariamente o Relatório de Grupos do Delphi x Opera, revisando e atualizando os grupos in house e que estão para chegar (número de aptos por dia, market segment, etc.);
* Interagir permanentemente com a equipe de Grupos & Eventos, Vendas, Reservas, Recepção, Departamento de Banquetes, Hilton Meetings e Cozinha;
* Fazer o controle de upselling, ou seja, saber quais grupos tiveram aumento de apartamentos contratados, incluindo pre registro e late check out;
* Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas eficientemente e com agilidade;
* Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçoar o relacionamento com os mesmos;
* Participar de reuniões de vendas a que for solicitado;
* Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação;
* Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e transmite seus conhecimentos e experiências a seus colegas;
* Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e com os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos Padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente;
* Apresentar-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal;
* Cumprir com os horários estipulados e se adaptar às mudanças de acordo com as necessidades operacionais do hotel;
* Participar ativamente nas reuniões de comunicação;
* Conhecer e promover as atividades e eventos do hotel;
* Colaborar ativamente na criação de reconhecimentos internos;
* Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede, acompanhar sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar os resultados.
Chave de Frequência: Raro - até 1 hora, Ocasional - 1-3 horas, Frequente - 3-6 horas, Constante - 6-8 horas
Atividade Física
* Andando, Subindo Escada: Ocasional
* Agachando/Curvando, Dobrando joelho/Inclinando-se para frente (cabeça e ombros): Ocasional
* Agarrar, Alcançar, Apanhar: Raro
* Empurrar/Puxar: Raro
Visão Próxima: Constante
Visão Longe: Ocasional
Escutar: Constante
Conversar: Constante
Suspender/Carregar (15 lbs = 68,04 kg): Raro
* Assimilar a cultura Hilton e demonstrar conhecimento do trabalho e dos padrões de serviço.
* Frequência regular em conformidade com os padrões, que podem ser estabelecidos pelo Hilton de tempo a tempo, é essencial à realização com sucesso desta posição.
* Colaboração interdepartamental desenvolvendo temporariamente outra função desde que requerido pelo seu superior.
REQUERIMENTOS DE SEGURANÇA
* A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes prevê o cuidado da adequação ergonômica durante a jornada de trabalho, para evitar lesões por esforço repetitivo.
* Respeitar e fazer respeitar as normas de segurança para as pessoas, instalações e equipamentos do Hotel.
* Cuidar eficazmente dos utensílios e equipamentos de trabalho, mantendo-os limpos e em ordem.
* Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de reciclagem.
* Conhecer e cumprir com as disposições de conservação ambiental do hotel.
* Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.
· Ter conhecimento de como proceder em caso de incêndio e emergência.
· Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.
Posições subordinadas a Supervisora de Grupos e Eventos:
#J-18808-Ljbffr