Requisitos e Habilidades: Formação universitária completa; Experiência em trabalhos como secretário(a) executivo(a), preferencialmente em embaixadas ou organizações internacionais; Fluência oral e escrita em português nativo; Fluência intermediária na Língua Espanhola (nível B2), oral e escrito.
Conhecimentos básicos na Língua Inglesa.
Interesse para trabalho humanitário e conhecimento do mandato do CICV e dos direitos humanos; Bom conhecimento prático de informática (Word, Excel, Power Point, Internet) Possuir visto de trabalho no Brasil; Disponibilidade para viagens profissionais no Brasil e exterior.
O que nós estamos procurando: Respeito aos direitos humanos, à diversidade cultural, à diversidade de gêneros, às diferentes orientações sexuais e à igualdade de oportunidades; Compromisso de abraçar nossos princípios fundamentais, além da construção de confiança, responsabilidade, comunicação, compaixão, integridade, liderança e resiliência; Excelentes relações interpessoais, inclusive demonstrando experiência e capacidade para trabalhar de maneira construtiva em equipe, mas também de maneira independente, quando necessário; Habilidade para trabalhar em equipe multidisciplinar e com pessoas de diferentes culturas; Habilidade de escuta e empatia; Habilidade para interagir com públicos heterogêneos; Habilidade de trabalhar com responsabilidade e de forma autônoma; Excelente capacidade de comunicação a nível escrito e oral, análise e apresentação; Capacidade de síntese e análises, planificação, organização e avaliação de necessidades.
O que você fará: A posição de Assistente Administrativo de Proteção tem a responsabilidade de assegurar o apoio logístico e administrativo dos programas de Proteção (PROT) coordenados pela equipe baseada em Brasília.
É ponto focal da Gestão da Informação para a equipe PROT, a pessoa Assistente Administrativa de Proteção também fornece apoio direito à pessoa Coordenadora de Proteção e à pessoa Coordenadora Adjunto(a) de Proteção, quando preciso.
É tambem o ponto focal para organização de eventos para o Departamento Proteção, coordenando com os outros departamentos da Delegação para este fim.
Finalmente, a pessoa Assistente de Administrativa é responsável pelo seguimento financeiro da rendição de contas dos planos de ação das Sociedades Nacionais referentes ao programa Reestabelecimento de Vínculos Familiares (RLF).
Principais responsabilidades: Sob a supervisão da pessoa Coordenadora de Proteção, e baseado nos objetivos do CICV, a pessoa Assistente Administrativa de Proteção tem as seguintes responsabilidades: Apoiar às atividades relacionadas aos programas de Proteção (sob a supervisão hierárquica do seu chefe e funcional dos responsáveis pelos programas de Proteção); Coletar e gerenciar informações quando solicitado, respeitando as diretrizes e procedimentos de trabalho estabelecidos, de maneira confidencial e precisa; Relatar, de forma oral e escrita, suas atividades, conforme instruções definidas, encaminhando informações pertinentes dentro do prazo estipulado; Manter-se atualizado(a) sobre as correspondências de sua chefia e da equipe Proteção; analisar, sintetizar e transmitir ao superior hierárquico as informações pertinentes; Elaborar cartas, ofícios e outros documentos em português, espanhol e inglês; Fazer traduções do espanhol ao inglês ou ao português e vice-versa; Manter o cronograma de missões e atividades da Proteção atualizado; Responder como ponto focal para Gestão da Informação e disseminação dentro da equipe Proteção; Responder como ponto focal para a Logística e difusão e seguimento dentro da equipe Proteção; Manter o arquivo eletrônico (Ref File) da Proteção atualizado; Atualizar a plataforma de dados e contatos de interlocutores e beneficiários na Team Space; Atuar como ponto focal para a organização de eventos no departamento Proteção, coordenando com os outros departamentos para a organização logística e administrativa de eventos e/ou encontros de familiares, seminários, oficinas, palestras, entre outros.
Desenvolver os TdR e preencher as planilhas para os eventos, coordenando com os coordenadores dos programas Proteção e assegurando o respeito dos procedimentos da Delegação para este fim; Manter o contato com os participantes dos eventos para coordenar com BRA Welcome, BRA ADM, BRA Log no que se diz respeito à compra de passagens, hospedagens, contato e apoio aos participantes antes, durante e depois dos eventos; Criar e editar minutas de reuniões/eventos/seminários/missões; Responsável pelo seguimento financeiro da rendição de contas dos planos de acção das Sociedades Nacionais referentes ao programa RLF, em estreita coordenação com os departamentos Cooperação e Administração; Coordenar com o Departamento de Comunicação os pedidos de publicações referentes ao Departamento de Proteção (Field Production Book FPB); Apoiar a equipe na revisão de SRs e elaborar SRs e pedidos diversos de materiais, em coordenação com a Logística; Apoiar a coordenação de Proteção na gestão da equipe proteção, organizando reuniões internas, facilitando a coordenação entre atividades e eventos assim como o respeito dos procedimentos; Apoiar a coordenação de Proteção na gestão das suas viagens; Conduzir seu tempo e trabalho dentro das regras de pessoal do CICV; Contribuir para um ambiente laboral harmonioso e integrado; Manter-se atualizado(a) sobre a situação político-social nas zonas de atividades da Delegação Regional do CICV em Brasília, assim como em questões de segurança; Colaborar com outras áreas quando necessário; Responsabilidades Adicionais: Acompanhar todas as mensagens e correspondências relacionadas ao trabalho com os contatos e departamentos relevantes; Estar ciente dos objetivos da Delegação, conhecer bem o Movimento e outros contatos relevantes para a posição; Representar o CICV de maneira adequada durante as atividades, nas reuniões e no campo e evitar qualquer atividade que possa refletir negativamente na imagem do CICV; Proativamente procurar oportunidades pelo seu próprio aprendizado e desenvolvimento profissional, discutindo com a sua linha direta as suas necessidades formativas.