Estamos procurando um **Secretária**competente para apoiar os funcionários do alto escalão da nossa empresa.
Você será o responsável por organizar e manter a agenda do executivo e ajudá-lo a executar uma variedade de tarefas administrativas.
Os secretários executivos devem ser profissionais rápidos, com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e para realizar várias tarefas ao mesmo tempo.
É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas.
O objetivo é contribuir para a eficiência dos negócios em geral, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas sejam realizadas de maneira oportuna e eficiente.
- Manter a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.- Participar de reuniões e redigir atas
- Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado
- Organizar viagens para executivos
- Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros
- Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade
- Monitorar os materiais de escritório e negociar os termos com os fornecedores para conseguir pedidos mais econômicos
- Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis
- Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído