Descrição Sumária Das Atividades
O supervisor administrativo é responsável pela estruturação, análise e otimização de informações, bem como pela implementação de soluções corporativas que visam aprimorar processos internos e apoiar a tomada de decisões estratégicas. Além disso, supervisiona a equipe na execução de atividades operacionais e administrativas, alinhadas às diretrizes definidas pela gestão.
Requisitos Obrigatórios
* Nível Superior Completo nos cursos de Administração, Ciências Contábeis, Gestão Pública ou Áreas Afins.
* Conhecimento em informática, domínio dos pacotes office Word, Excel, Power Point;
* Experiência na área administrativa.
Requisitos Desejáveis
* Pós-graduação em Gestão de Pessoas, Gestão de Negócios ou Gestão em Saúde;
* Conhecimento no sistema Tasy;
* Experiência em rotinas clínicas ou hospitalares.
Habilidades Técnicas
* Familiaridade com sistemas de gestão administrativa e de saúde;
* Habilidade no uso de sistemas de gestão e aplicativos de comunicação;
* Experiência prévia em atendimento ao público;
* Experiência em rotinas clínicas ou hospitalares.
Habilidades Comportamentais
* Habilidade nas relações interpessoais.
* Boa comunicação verbal e escrita;
* Habilidade para esclarecer dúvidas e orientar clientes de forma clara e objetiva;
* Facilidade para trabalhar em equipe e manter um ambiente de trabalho harmonioso;
* Capacidade de lidar com diferentes tipos de público e situações.
Responsabilidades e Atividades
* Cumprir os princípios estabelecidos no Código de Conduta do Sistema Unimed;
* Auxiliar a Gerência de Serviços Ambulatoriais na administração da unidade ambulatorial (Centro Clínico ou Pronto Atendimento);
* Supervisionar o funcionamento da unidade, fiscalizar a execução das atividades e apontar melhorias ou correção caso seja necessário;
* Confeccionar ou atualizar processos de trabalho dentro de sua área de atuação;
* Elaborar treinamentos quanto às etapas de trabalho para os recepcionistas e demais auxiliares administrativos;
* Participar de reuniões periódicas para desenvolvimento de atividades objetivando melhorias no funcionamento dos serviços;
* Sinalizar sempre que necessário, manutenção e reparos de instalações e equipamentos para os setores responsáveis;
* Realizar movimentações bancárias como Depósitos;
* Realizar fluxo de caixa no sistema TASY, encaminhar comprovantes de depósitos para a área de contas a receber;
* Preparar indicadores e análises conforme solicitado pela gerência;
* Gerir grade de atendimento médico e disposições de sala;
* Elaborar escalas de trabalho para recepção e demais auxiliares administrativos;
* Auxiliar o Núcleo de pessoas em suas atividades dentro das Unidades designadas;
* Auxiliar o Núcleo de Saúde Ocupacional na execução de atividades obrigatórias como exames periódicos;
* Atender demandas encaminhadas pela Ouvidoria, responder as solicitações e reclamações dos usuários sempre que necessário ou quando solicitado pela gerente médica;
* Acompanhar o jovem aprendiz em suas atividades dentro da Unidade;
* Orientar colaboradores sobre os sistemas disponíveis, de acordo com suas necessidades;
* Operar o sistema WA, incluir informações sobre escalas de trabalho dos colaboradores da recepção e demais colaboradores, tratar registros de pontos e realizar controle de banco de horas;
* Oferecer suporte para operacionalização dos sistemas GLPI, Portal TASY, Conecte-se, Sistema TASY, E-mail institucional, acesso a área de rede, ponto mobile etc;
* Realizar outras atividades correlatas, de acordo com as atribuições próprias da Supervisão administrativa, conforme determinação superior;
* Implementar e monitorar indicadores de qualidade e satisfação dos pacientes;
* Supervisionar e garantir que as normas de segurança no trabalho sejam cumpridas;
* Facilitar a comunicação entre os setores da clínica e a gerência, garantindo que informações importantes sejam disseminadas adequadamente;
* Supervisionar o controle de estoque de materiais, garantindo que as necessidades sejam atendidas de forma eficiente;
* Propor inovações no atendimento e operação da clínica para melhorar a experiência do paciente e a eficiência dos processos;
* Realizar o acompanhamento regular das despesas operacionais da unidade ambulatorial, de acordo com o orçamento planejado, identificando oportunidades de redução de custos sem comprometer a qualidade do atendimento;
* Realizar o monitoramento e análise de indicadores de custo, como custo por paciente atendido, custo por procedimento, custo por especialidade, entre outros, para melhorar a tomada de decisões;
* Monitorar os KPIs específicos (operacionais e táticos) da unidade, identificando padrões e áreas que necessitam de ajustes.
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