Formato P.J.
100% presencial
Sálario 2.700,00
Descritivo de Cargo – Secretária Executiva | Assistente Executiva do CEO e COOInformações Gerais
•Cargo: Secretária Executiva / Assistente Executiva
•Departamento: Diretoria
•Reporta-se a: CEO e COO
•Regime de Trabalho: Presencial / Híbrido (dependendo da política da empresa)
•Horário: A definir conforme necessidade da diretoriaObjetivo do CargoDar suporte direto ao CEO e COO, garantindo a organização da rotina executiva, auxiliando na gestão de agenda, comunicação interna e externa, além de assegurar que as demandas administrativas e estratégicas sejam atendidas com eficiência e confidencialidade.Principais Responsabilidades1. Gestão de Agenda e Compromissos
•Coordenar e gerenciar a agenda dos executivos, organizando reuniões, eventos e compromissos.
•Garantir que os horários sejam otimizados, evitando conflitos e sobrecarga de compromissos.
•Reservar salas de reuniões e providenciar materiais necessários.2. Comunicação e Relacionamento
•Filtrar e priorizar contatos, e-mails e ligações para os executivos.
•Redigir e-mails, comunicados e documentos institucionais quando necessário.
•Intermediar a comunicação entre o CEO, COO e demais áreas da empresa.
•Manter um relacionamento profissional com clientes, parceiros e fornecedores.3. Suporte Administrativo
•Elaborar relatórios, apresentações e documentos estratégicos para reuniões.
•Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo acessibilidade e segurança das informações.
•Auxiliar no planejamento e organização de viagens, incluindo passagens, hospedagens e logística.
•Cuidar do reembolso de despesas e prestação de contas dos executivos.4. Organização de Eventos e Reuniões
•Preparar pautas e atas de reuniões.
•Garantir a logística necessária para eventos corporativos internos e externos.
•Acompanhar e dar suporte em reuniões estratégicas quando necessário.5. Controle e Suporte Financeiro
•Auxiliar na gestão de pagamentos e contratos administrativos da diretoria.
•Acompanhar orçamentos e custos relacionados às atividades executivas.⸻Requisitos e QualificaçõesFormação Acadêmica
•Ensino Superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.Experiência
•Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou Assistente de Alta Direção.Habilidades e Competências
•Organização e proatividade para antecipar necessidades dos executivos.
•Excelência na comunicação verbal e escrita.
•Discrição e confidencialidade no trato com informações sensíveis.
•Habilidade em gestão de tempo e priorização de tarefas.
•Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e ferramentas de organização (Google Agenda, Trello, Notion, etc.).
•Inglês intermediário ou avançado (desejável, dependendo da empresa).⸻Diferenciais
•Experiência em empresas de grande porte ou multinacionais.
•Conhecimento em gestão de eventos corporativos.
•Capacidade de lidar com múltiplas demandas e ambientes dinâmicos.