Job Description - Coordenador de Grupos e Eventos Junior (HOT0BHUL)Hilton Sao Paulo MorumbiAv. das Nacoes Unidas, 12901Sao Paulo 04578-000Princípio das Responsabilidades & Propósito da Posição:Responsável pelo recebimento dos grupos sem eventos no hotel, serivir de intermediário entre o cliente e as áreas comerciais e operacionais do hotel. É o contato do cliente no momento que este chega ao hotel com seu evento.FUNÇÕES ESSENCIAISInserções e alterações nos sistemas (R&I e Opera), como RL, atualizações de bloqueios e correlacionados, e-mails, call e reuniões com clientes;Preparar comunicação interna (instrutivo, intermediar necessidade dos grupos junto às áreas operacionais);Contato com cliente no Hotel ou por telefone, solução de imprevistos/novas necessidades;Participar de reuniões internas.Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser requerida para realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com a percentagem de tempo realizando cada função para ser exclusivamente determinada pelo supervisor baseado em requerimentos particulares da empresa.Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton;Rooms only (criar SRP, atender clientes, inserir rooming list, criar instrutivo, responder e-mails, dúvidas e alterações, bem como acompanhar fechamento);Grupos por adesão (criar SRP, criar link, pick up);Atender à solicitações de visitas imprevistas;Emissão de contratos rooms only;Controlar gestão fluxo de pagamento;Cobrir férias das coordenadoras;Revisar o bloqueio dos grupos in house diariamente, discrepâncias e alterações, bem como a cobrança de cancelamentos, wash, pick up adicional e no shows;Checar os traces de grupos no Sistema diariamente;Inserir Rooming List no sistema, atualizar intruções de pagamento e inserir informações importantes pertinentes ao grupo;Elaborar o instrutivo de grupos com todas as informações pertinentes ao grupo (número de aptos, categoria, tarifa, forma de pagamento, contato da empresa, observações especiais, etc.) e distribuí-lo à operação;Enviar confirmações dos grupos aos clientes, confirmar as alterações por escrito aos clientes;Assegurar que todos os departamentos do hotel envolvidos com o grupo recebam, via instrutivo de grupos e reuniões diárias, as informações pertinentes ao mesmo;Quando necessário, dar suporte à equipe de Grupos & Eventos para envio de contrato e ordem de serviço;Interagir permanentemente com a equipe de Grupos & Eventos, Vendas, Reservas, Recepção, Departamento de Banquetes, Hilton Meetings e Cozinha;Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos;Atuar como intermediário e colocar o cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário;Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas eficientemente e com agilidade;Elaborar e enviar todo tipo de correspondência necessária para a boa operação do seu departamento e demais departamentos do Hotel;Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçoar o relacionamento com os mesmos;Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como colocá-las na espera e como transferí-la;Receber o cliente na sua chegada, apresentar pessoas chaves de contato, checar as solicitações realizadas;Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação;Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e transmite seus conhecimentos e experiências a seus colegas;Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e com os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos Padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente;Apresentar-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal;Cumprir com os horários estipulados e se adapta às mudanças de acordo com as necessidades operacionais do hotel;Chamar o hóspede pelo nome sempre.Chave de Frequência: Raro - até 1 hora, Ocasional - 1-3 horas, Frequente - 3-6 horas, Constante - 6-8 horasAtividade Física FrequênciaAndando, Subindo Escada Ocasional Agachando/ Curvando, Dobrando joelho/ Inclinando-se para frente (cabeça e ombros) Ocasional Agarrar, Alcançar, Apanhar Raro Empurrar / Puxar RaroVisão Próxima Constante Visão Longe Ocasional Escutar Constante Conversar Constante Suspender/Carregar (15 lbs = 68,04 kg) RaroAssimilar a cultura da Hilton e demonstrar conhecimento do trabalho e dos padrões de serviço.Freqüência regular em conformidade com os padrões, que podem ser estabelecidos pelo Hilton de tempo a tempo, é essencial à realização com sucesso desta posição.Colaboração interdepartamental desenvolvendo temporariamente outra função desde que requerido pelo seu superior.REQUERIMENTOS DE SEGURANÇAA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes prevê o cuidado da adequação ergonômica durante a jornada de trabalho, para evitar lesões por esforço repetitivo.Respeitar e fazer respeitar as normas de segurança para as pessoas, instalações e equipamentos do Hotel.Cuidar eficazmente dos utensílios e equipamentos de trabalho, mantendo-os limpos e em ordem.Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de reciclagem.Conhecer e cumprir com as disposições de conservação ambiental do hotel.Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.· Ter conhecimento de como proceder em caso de incêndio e emergência.
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