Desenvolver habilidades de assistente administrativo para atuar nas áreas de planejamento, captação e gestão de recursos em infraestrutura, sob a responsabilidade da Neo Gestão de Pessoas.
O objetivo é exercer atividades administrativas que envolvem processos de contratação, aditivos e compras de materiais, controle de contratos e medições, gestão de documentações, acompanhamento orçamentário, apoio na gestão de projetos e controle de prazos.
Abaixo detalhamos as atividades com mais destaque:
* Solicitação e Acompanhamento de Processos de Contratação:
Apoiar os Engenheiros no planejamento das contratações e na elaboração de termos de referência para contratação de projetos, estudos e monitorações. Solicitar a abertura de requisições para área de suprimentos da empresa para contratação de projetos, estudos, monitoração e compras de materiais, providenciando o envio das documentações necessárias e solicitando autorizações junto à diretoria. Acompanhar o processo de contratação até sua efetivação e assinatura, fornecendo à área de suprimentos informações complementares que forem requisitadas, buscando junto aos engenheiros da área subsídios técnicos que se fizerem necessários. Conduzir junto à área de suprimentos a realização de aditivos de prazo e escopo conforme necessidade da área. Interação com sistemas de controle, acompanhamento e assinaturas de contratações (List, Ariba, DocuSign, TOTvs).
* Apoio na Gestão de Projetos e Demandas da Área:
Realizar reuniões de abertura e integração para início dos serviços contratados realizando interface com as áreas de segurança do trabalho para obtenção das liberações de serviços necessárias. Elaboração de ordens de serviço. Acompanhamento de reuniões e elaboração de atas. Apoio no desenvolvimento e controle de indicadores da área (desenvolvimento de painel BI, check-list de qualidade, etc.). Acompanhamento do andamento de serviço de campo, solicitação de envios de cronograma dos fornecedores. Participação de grupos de trabalho como por exemplo comitês de inovação, implantação de sistemas, dando o suporte administrativo conforme necessidade. Apoio no controle de demandas e prazos de execução da área, atuando na atualização de ferramentas como MS Project, MS Planner, Sistemas de Gestão de projetos (MGP).
* Acompanhamento e Controle de Contratos e Gestão de Medições:
Realizar controle de vigência, saldo, encerramento, reajustes dos contratos, solicitando aos fornecedores e envio de documentações atualizadas sempre que necessário. Solicitar medições para os fornecedores e documentações comprobatórias dos serviços prestados. Conferir a documentação encaminhada avaliando se todos os documentos foram enviados e se todas as informações foram prestadas. Validar as medições com os engenheiros da área.
* Gestão de Documentações:
Apoiar os engenheiros na manutenção das documentações e arquivos produzidos pela e para área, atualizando a rede (servidor) e sistemas na nuvem (SharePoint, OneDrive), mantendo a organização de pastas e arquivos tramitados pelo setor.
* Acompanhamento Orçamentário:
Apoiar os engenheiros na realização da gestão orçamentária da área, realizando tendências, justificativas de variações orçamentárias. Apoiar os engenheiros na realização dos planejamentos orçamentários plurianuais, solicitando cotações à fornecedores, consulta preços praticados nas unidades e elaboração de planilhas orçamentárias. Realizar Pedidos de Deliberação Orçamentária (PDO), conforme solicitações dos engenheiros da área. Atualizar sistemas de gestão orçamentária (MGI, MGP).
Desejável experiência na área administrativa de gestão de projetos de engenharia civil e/ou engenharia rodoviária.