Job description
Somos a HelpMed Saúde, referência na gestão e terceirização de serviços médicos, com sede em Curitiba e atuação em todo o território nacional.
Seguimos em evolução constante, buscando eficiência, inovação e excelência para construir um futuro sólido e sustentável na área da saúde.
Valorizamos pessoas que fazem acontecer, que se conectam com nossa missão de transformar a gestão da saúde e que querem crescer junto com a gente. Se você busca um ambiente dinâmico, com propósito e pronto para novos ciclos de crescimento, vem fazer parte do nosso time!
Main responsibilities
Estamos em busca de uma Secretária Executiva para se juntar à nossa equipe. Este papel é fundamental para garantir que nosso escritório seja um ambiente acolhedor, funcional e produtivo para todos os membros da equipe.
A secretária será responsável pela recepção e apoio administrativo, além de fornecer suporte essencial para as operações diárias junto com o CEO.
Quais serão os principais desafios?
1. Realizar atendimento pessoal e telefônico na recepção e controle de malotes e correspondências, recebimento de periódicos, agendamento e organização das salas de reuniões, solicitação de mobiliário, equipamentos, materiais gerais de expediente, liberação de veículos e vouchers de estacionamento.
2. Oferecer assistência em demandas pessoais dos executivos, como organização de viagens e pagamentos de contas, facilitando a organização de suas demandas.
3. Identificar e resolver proativamente problemas relacionados às instalações, equipamentos e suprimentos do escritório.
4. Solicitar reservas de hotéis, passagens de ônibus e voos para os colaboradores, realizando as cotações a fim de manter o controle das despesas e redução dos custos operacionais.
5. Realizar cotações de diversos segmentos e compras, manutenção predial e contratação de terceiros para regularização das necessidades prediais, dispondo dos materiais para conclusão dos serviços visando redução dos custos e organização do ambiente físico de trabalho.
6. Receber notas fiscais e efetuar lançamentos no Pipefy (sistema para gestão de processos e pagamentos), incluindo a fatura do cartão de crédito corporativo, visando assegurar a eficiência nos processos e o pagamento dos serviços contratados pela HelpMed.
7. Apoiar diretores, buscando a otimização do tempo e eficiência de suas atividades, através do controle de agendas, antecipação de riscos e resolução proativa de problemas, visando permitir que eles concentrem seus esforços em questões estratégicas.
8. Identificar oportunidades para agilizar, otimizar e automatizar atividades, buscando sugerir e implementar as melhores práticas, visando a eficiência operacional do setor.
Requirements and skills
1. Graduação cursando em Administração, Secretariado Executivo ou áreas relacionadas.
2. Experiência prévia em funções administrativas, preferencialmente em um ambiente de escritório.
3. Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
4. Capacidade de resolver problemas de forma proativa e eficiente.
5. Forte atenção aos detalhes e habilidades organizacionais.
6. Disponibilidade para lidar com situações emergenciais fora do horário comercial, quando necessário.
Additional information
Nossos benefícios:
* Assistência médica SulAmérica, após 3 meses de HelpMed;
* Vale-refeição R$730,00;
* Vale-transporte ou estacionamento;
* Brinde Natal;
* ️Gympass;
* Celebraday.
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