Estamos procurando um(a) Personal Assistant competente para apoiar os funcionários do alto escalão da nossa empresa. Você será responsável por organizar e manter a agenda do executivo e ajudá-lo a executar uma variedade de tarefas administrativas.
Os secretários executivos devem ser profissionais rápidos, com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e para realizar várias tarefas ao mesmo tempo. É com sua diligência e competência em seu trabalho que os executivos podem se concentrar em suas responsabilidades gerenciais sem se preocupar com outras tarefas. O objetivo é contribuir para a eficiência dos negócios em geral, garantindo que todas as tarefas administrativas atribuídas sejam realizadas de maneira oportuna e eficiente.
**Responsabilidades e atribuições**
- Manter a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
- Participar de reuniões e redigir atas
- Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado
Organizar viagens para executivos
- Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros
- Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade
- Monitorar os materiais de escritório e negociar os termos com os fornecedores para conseguir pedidos mais econômicos
- Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis
- Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído
- Organizar a vida pessoal do executivo (desde contas a pagar até compras)
**Requisitos e qualificações**
- Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante
- Estar disposta a ter horários flexíveis 24/7 - o executivo viaja muito e os fusos horários são diferentes, bem como é uma pessoa que está muito ativa em eventos que muitas vezes acontecem de madrugada
- Estar disposta e ter disponibilidade para acompanhamento em eventos e reuniões
- Disponibilidade para trabalhar de finais de semana
- Disponibilidade para viajar
- Disponibilidade para trabalhar 70% remote e 30% presencial - região de Alphaville - SP
- Jogo de cintura para lidar com diferentes tipos de perfis de pessoas e adaptar a comunicação para cada um
- Proficiente em MS Office
- Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante
- Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de comunicação
- Excelentes habilidades organizacional e de gerenciamento de tempo
- Notáveis habilidades de comunicação e negociação
- Integridade e confidencialidade
- Nível de inglês básico/intermediário, no mínimo
**Informações adicionais**
- 70% Remoto - 30% Presencial (quando necessário)
- Celular corporativo
- Computador corporativo
- Disponibilidade 24/7
- Escritório em Alphaville - SP
- Regime de contratação PJ
- Salário R$ 5.000,00