Career Category Administrative Job Description
A pessoa AC será a principal responsável pelas atividades complexas de apoio administrativo, apoiando Diretores Executivos, Diretores e membros do Management Team. O papel do AC é realizar uma variedade de atividades complexas de apoio administrativo; auxiliar na geração de relatórios conforme solicitado; para facilitar o rastreamento de entregas e cronogramas conforme indicado; e gerenciar a coordenação da logística das reuniões, atas e demais atribuições que lhe forem atribuídas.
Conheça mais sobre a posição:
* Gerenciamento de calendários individuais e de equipe e agendamento de reuniões (Outlook), incluindo vários fusos horários
* Coordenar processos funcionais, como faturamento e pedidos de compra
* Coordenar planos de viagens locais e internacionais e preparar relatórios de despesas
* Auxiliar na preparação de apresentações de slides
* Ajudar com o site do SharePoint
* Desempenhar tarefas administrativas conforme atribuído - mantendo a distribuição, listas de contatos e pessoal
* Gerenciamento de arquivos administrativos departamentais
* Gerenciar e coordenar as comunicações do departamento
* Coordenação de correspondências e correio/entregas
* Gerenciar os aspectos administrativos dos relacionamentos com especialistas e fornecedores externos
* Coordenação de reuniões locais e internacionais: organização de viagens, organização de reuniões, acomodação de visitantes
* Organização de salas de reuniões, incluindo logística, catering e necessidades de equipamento
* Preparar agendas e tomar itens de ação conforme necessário
* Organizar e facilitar grandes reuniões on/offsite, incluindo logística (apresentações de palestrantes convidados e outras várias reuniões)
* Auxiliar em projetos especiais, conforme solicitado pelos Diretores Executivos e outros dentro do grupo
* Atualizar e manter todas as quotas, associações, assinaturas, etc.
* Iniciar/facilitar reuniões de equipe multifuncional e fazer atas de reunião
* Inscrições oportunas para conferências, congressos, seminários e reuniões internas
* Participação em equipes de projetos do departamento
* Fornecer suporte de backup para Acs de departamento adicionais (ausencias, férias, licenças, projetos especiais, outros)
Basic Qualifications
* Graduação completa
* Igual ou superior a 2 anos de experiência administrativa
* Fluência em inglês
Local de Trabalho: escritorio São Paulo (trabalho hibrido-flexivel)
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