Formato P.J.100% presencial Sálario 2.700,00Descritivo de Cargo – Secretária Executiva | Assistente Executiva do CEO e COOInformações Gerais
- Cargo: Secretária Executiva / Assistente Executiva
- Departamento: Diretoria
- Reporta-se a: CEO e COO
- Regime de Trabalho: Presencial / Híbrido (dependendo da política da empresa)
- Horário: A definir conforme necessidade da diretoriaObjetivo do CargoDar suporte direto ao CEO e COO, garantindo a organização da rotina executiva, auxiliando na gestão de agenda, comunicação interna e externa, além de assegurar que as demandas administrativas e estratégicas sejam atendidas com eficiência e confidencialidade.Principais Responsabilidades1. Gestão de Agenda e Compromissos
- Coordenar e gerenciar a agenda dos executivos, organizando reuniões, eventos e compromissos.
- Garantir que os horários sejam otimizados, evitando conflitos e sobrecarga de compromissos.
- Reservar salas de reuniões e providenciar materiais necessários.2. Comunicação e Relacionamento
- Filtrar e priorizar contatos, e-mails e ligações para os executivos.
- Redigir e-mails, comunicados e documentos institucionais quando necessário.
- Intermediar a comunicação entre o CEO, COO e demais áreas da empresa.
- Manter um relacionamento profissional com clientes, parceiros e fornecedores.3. Suporte Administrativo
- Elaborar relatórios, apresentações e documentos estratégicos para reuniões.
- Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo acessibilidade e segurança das informações.
- Auxiliar no planejamento e organização de viagens, incluindo passagens, hospedagens e logística.
- Cuidar do reembolso de despesas e prestação de contas dos executivos.4. Organização de Eventos e Reuniões
- Preparar pautas e atas de reuniões.
- Garantir a logística necessária para eventos corporativos internos e externos.
- Acompanhar e dar suporte em reuniões estratégicas quando necessário.5. Controle e Suporte Financeiro
- Auxiliar na gestão de pagamentos e contratos administrativos da diretoria.
- Acompanhar orçamentos e custos relacionados às atividades executivas.⸻Requisitos e QualificaçõesFormação Acadêmica
- Ensino Superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.Experiência
- Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou Assistente de Alta Direção.Habilidades e Competências
- Organização e proatividade para antecipar necessidades dos executivos.
- Excelência na comunicação verbal e escrita.
- Discrição e confidencialidade no trato com informações sensíveis.
- Habilidade em gestão de tempo e priorização de tarefas.
- Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e ferramentas de organização (Google Agenda, Trello, Notion, etc.).
- Inglês intermediário ou avançado (desejável, dependendo da empresa).⸻Diferenciais
- Experiência em empresas de grande porte ou multinacionais.
- Conhecimento em gestão de eventos corporativos.
- Capacidade de lidar com múltiplas demandas e ambientes dinâmicos.