Descrição
Suas responsabilidades
- Cumprimentar e receber os visitantes logo que cheguem ao escritório;
- Encaminhar os visitantes à pessoa e escritório apropriados;
- Atender, selecionar e encaminhar telefonemas recebidos;
- Garantir que a área da recepção esteja arrumada e apresentável, com todo material de escritório necessário (por ex., canetas, formulários e blocos) e conferir os suprimentos e limpeza dos ambientes;
- Receber, organizar e distribuir diariamente correspondências/entregas;
- Manter a segurança do escritório ao seguir procedimentos de segurança e ao controlar o acesso que deve passar pela mesa da recepção;
- Fazer pedido de material de escritório e manter inventário de estoque;
- Atualizar agendas e marcar reuniões;
- Fazer reservas de viagens e acomodações, e preparar vouchers;
- Manter registros atualizados das despesas e custos do escritório;
- Realizar outras obrigações de recepcionista de escritório, tais como cuidar do arquivamento, fazer digitalizações, impressões e cópias;
- Atuar na recepção;
- Atender e filtrar ligações;
- Anotar recados;
- Realizar compras de materiais de escritório, copa, manutenção e higiene;
- Fazer o direcionamento de ligações;
- Prestar apoio em ligações e pesquisas para a diretoria;
- Fazer o controle e compras de suprimentos (materiais de escritório, limpeza e copa);
- Prestar apoio na organização;
- Gestão da agenda e ligações da diretoria;
- Esclarecer dúvidas;
- Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas e mensagens);
- Organizá-los e distribuir para o destinatário;
- Marcar reuniões;
- Controlar as chaves e registrar informações;
- Orientar equipe de limpeza;
- Abertura e fechamento da unidade;
- Controlar agenda e disponibilidade das salas.
**Requisitos**:
- Ensino médio completo ou superior incompleto;
- Conhecimento de sistemas e procedimentos de gerenciamento de escritório;
- Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras e computador;
- Conhecimento no Excel, Word e Power Point;
- Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de priorizar o trabalho;
- Atenção aos detalhes e habilidades para resolver problemas;
- Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal;
- Habilidades organizacionais;
- Experiência como recepcionista ou assistente administrativo será diferencial;
- Capacidade de criar sistema de arquivamento organizado;
- Competências excepcionais de serviço ao cliente e postura profissional ao telefone;
- Conhecimento e uso de redes sociais para negócios;
- Atitude positiva, muita vontade para superar suas metas e indiscutível ética de trabalho;
- Vontade de se desenvolver e crescer profissionalmente.
Diferenciais
- Conhecimento em inglês;
- Habilidades comerciais e administrativas serão diferencial.
Tipo de vaga: Tempo integral, Efetivo CLT
Salário: a partir de R$1.818,00 por mês
**Benefícios**:
- Vale-transporte
Horário de trabalho:
- Turno de 8 horas
Tipos de pagamento adicional:
- 13º salário
**Experiência**:
- Atendimento (preferencial)