Função
O(a) Recepcionista é responsável por gerenciar o fluxo de pessoas na recepção da clínica, agendando consultas, atendendo chamadas telefônicas e WhatsApp, dando apoio ao médico, enfermeiros e técnicos de enfermagem.
Ele/ela também mantém registros precisos dos pacientes no sistema, imprime documentos, entrega e recebe documentos, abre e fecha caixa da clínica e assegura que o ambiente da recepção esteja organizado e acolhedor.
Atividades Detalhadas
* Recepção e Orientação de Pacientes:
o Receber os pacientes de forma cortês e profissional;
o Direcionar os pacientes para as áreas apropriadas da clínica;
o Fornecer informações básicas sobre os serviços oferecidos pela clínica.
* Agendamento e Recepção de Consultas:
o Receber e registrar as solicitações de consultas médicas;
o Verificar a disponibilidade dos médicos e horários de consulta;
o Abrir e fechar o caixa dos recebimentos das consultas;
o Agendar consultas de acordo com a preferência do paciente e a disponibilidade da clínica.
* Atendimento Telefônico:
o Atender chamadas telefônicas de forma cortês e profissional;
o Registrar mensagens e direcionar chamadas para os departamentos apropriados;
o Fornecer informações básicas sobre os serviços da clínica por telefone.
* Gestão de Documentos e Registros:
o Mantener registros físicos e eletrônicos precisos dos pacientes atualizados;
o Organizar e arquivar documentos médicos e administrativos;
o Garantir a confidencialidade e segurança dos registros dos pacientes.
* Coordenação de Exames Médicos:
o Auxiliar os pacientes na marcação de exames médicos e ocupacionais;
o Coordenar os horários dos exames com os médicos e os pacientes;
o Assegurar que os pacientes estejam devidamente preparados para os exames.
* Gestão de Correspondências e E-mails:
o Receber e distribuir correspondências e pacotes;
o Responder a e-mails de pacientes e fornecedores quando apropriado;
o Encaminhar mensagens importantes para os departamentos correspondentes.
* Manutenção da Organização da Recepção:
o Manter a área da recepção limpa, organizada e acolhedora;
o Garantir que os materiais informativos estejam atualizados e disponíveis para os pacientes;
o Monitorar e reabastecer os suprimentos de escritório, como papelaria e formulários.
* Atendimento ao Cliente:
o Demonstrar empatia e paciência ao lidar com as preocupações e necessidades dos pacientes;
o Resolver problemas ou reclamações dos pacientes de forma eficiente e profissional;
o Garantir uma experiência positiva e satisfatória para os pacientes durante toda a sua interação com a clínica.